Возвращаясь из командировки, важно привезти отчетные документы за проживание в гостинице. Именно на их основании вам компенсируют стоимость жилья во время служебной поездки. Но иногда руководство требует именно гостиничные чеки с подтверждением. Что это такое и чем они отличаются от обычных документов?
По сути, гостиничные чеки с подтверждением – это обычные чеки из гостиницы. Их единственное отличие – возможность при необходимости получить гостиничные чеки с подтверждением от отеля о том, что вы действительно проживали в данном номере во время командировки.
Такое подтверждение бывает двух видов:
устное (чаще всего по телефону);
письменное (когда бухгалтерия отправляет в гостиницу письменный запрос, чаще всего по электронной почте).
Таким образом, можно сказать, что это просто документы от реально действующей гостиницы. Если вы действительно проживали в этом отеле, беспокоиться вам не о чем.
Где взять гостиничные чеки с подтверждением
Такие документы выдаются всеми реально действующими гостиницами. При этом данные о клиенте вносятся в специальную гостевую книгу и хранятся там некоторое время. Поскольку все гостиницы заинтересованы в постоянных клиентах, вам не откажут в подтверждении: сотрудники отеля могут быстро ответить на любой запрос от бухгалтерии предприятия.
Что делать, если документы утеряны
Если документов у вас по каким-либо причинам нет, их можно купить. Стоимость обычно вполне доступна: если указать сумму чуть выше, чем было изначально потрачено, вы компенсируете все свои расходы. Только имейте в виду, что если вы хотите в будущем получить подтверждение, заказывать документы лучше от действующей гостиницы.
К счастью, сегодня это совсем несложно: достаточно найти нужный сайт и сделать пару кликов. Обычно существует несколько вариантов доставки:
курьером (в городе, где находится гостиница, эта услуга, как правило, бесплатна);
заказным письмом по почте.
Способ оплаты зависит от варианта доставки. Если вы выбрали курьерскую службу, то оплатить документы можно при получении. Если доставка будет по почте, то у вас попросят предоплату после того, как напечатают документы и пришлют вам скан-копию по электронной почте.
Никогда не теряйте документы и удачи вам в служебных поездках!